Klauzula informacyjna RODO

Szczegółowa informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez
BOOKS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SP.K.

Jak zapewne już Państwo wiedzą, 25 maja 2018 r. wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące ochrony
danych osobowych (tzw. RODO) – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z
dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. W związku z powyższym informujemy
Panią/Pana, że Pani/Pana dane osobowe znajdują się w naszej bazie i są przetwarzane na opisanych
niżej zasadach.
ZAKRES ZASTOSOWANIA INFORMACJI
Ta Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Books spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością sp.k. ma zastosowanie do danych otrzymanych:
 osobiście (pracownicy, byli pracownicy, współpracownicy)
 poprzez formularze elektroniczne,
 w ramach kontaktów handlowych, umów z klientami lub dostawcami (tylko dane
kontaktowe), oraz przez przedstawicieli Books spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych (np. w ramach spotkań
lub korespondencji biznesowej, w ramach konferencji lub innych eventów, przetargów,
negocjacji itp.)
Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest spółka Books spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością sp.k. z siedzibą w Żychlinie, ul. Tuliszkowska 14 D; 62-571 Stare Miasto.
Dane kontaktowe w sprawach dotyczących danych osobowych
Zapytania lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez Books spółka z
ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. prosimy kierować zgodnie z podanymi poniżej danymi
kontaktowymi:
Books spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. z siedzibą w Żychlinie, ul.
Tuliszkowska 14 D; 62-571 Stare Miasto.
tel: 63 240 77 87
Mail: m.jozefiak@booksspk.pl
Dane osobowe przetwarzane w zbiorze „Kontrahenci”
Books spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. może otrzymać dane kontaktowe bezpośrednio
od osoby, której te dane dotyczą (np. poprzez wizytówki, w efekcie dotychczasowej współpracy,
formularze elektroniczne lub w czasie targów/konferencji) lub za pośrednictwem innych osób (np. od
pracodawcy, innego pracownika lub innego podmiotu, z którym ta osoba stale współpracuje).
W przypadku bezpośredniego kontaktu ma Pani/Pan pełną kontrolę nad zakresem danych
udostępnianych spółce Books spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
Informujemy, że Pana/Pani dane są zbierane i przetwarzane w zbiorze „Kontrahenci” dla celu
ułatwienia nawiązywania kontaktów służbowych, realizacji umowy oraz rozsyłania życzeń
świątecznych.
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania
umowy, a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie
może podnosić administrator danych i jakie mogą być podnoszone wobec administratora danych.
Dane ze zbioru „Kontrahenci” są udostępniane innym podmiotom na podstawie zawartych z
Administratorem Danych umów powierzenia przetwarzania, w tym firmom transportowym,
dostarczającym przesyłki kurierskie, firmom informatycznym, jak również innym firmom
współpracującym z Administratorem Danych, Urzędowi Skarbowemu, bankom oraz podmiotom
upoważnionym do żądania tych danych na podstawie powszechnie obowiązujących ustaw.
W przypadku udostępnienia danych przez inną osobę, Books spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością sp.k. zbiera zwykle tylko podstawowe dane kontaktowe związane z działalnością
zawodową, obejmujące: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub funkcję, firmę
oraz ewentualnie inne dane wynikające z umowy lub zamówienia w związku, z którymi następuje
udostępnienie danych osobowych osoby kontaktowej.
Cel i podstawa prawna przetwarzania Pani/Pana danych:
- CEL: realizacja umowy lub zamówienia,
- PODSTAWA: art. 6 ust. 1 pkt b. RODO
W przypadku zawarcia umowy lub zamówienia pomiędzy Panią/Panem, a spółką Books spółka z
ograniczoną odpowiedzialnością sp.k., dane podane przez Panią/Pana będą przetwarzane w celu
wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia.
- CEL: kontakty biznesowe,
- PODSTAWA: art. 6 ust. 1 pkt f. RODO
Przedstawiciele spółki Books spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. mogą skontaktować się z
Panią/Panem w celu przedstawienia oferty spółki, zaproszenia na spotkanie lub event organizowany
przez spółkę lub w ramach innych działań marketingowych. Może Pani/Pan otrzymywać sporadycznie
informacje dotyczącą produktów, usług lub działalności Books spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością sp.k. oraz inne informacje mające związek z obszarami działalności Books spółka
z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
W przypadku, gdy jest Pani/Pan przedstawicielem dostawcy lub usługodawcy, przedstawiciele spółki
Books spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. mogą także skontaktować się z Panią/Panem,
aby uzyskać ofertę, informację lub dokumenty.
Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie
uzasadnionego interesu administratora jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług oraz
budowanie i umacnianie relacji biznesowych. Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu
wobec takiego przetwarzania danych osobowych.
- CEL: odpowiedź na zapytanie,
- PODSTAWA: art. 6 ust. 1 pkt a. RODO
W przypadku przekazania zapytania w dowolnej formie, np. e-mail, telefon, portal społecznościowy,
wyraża Pani/Pan zgodę na kontakt związany z realizacją Pani/Pana prośby lub zapytania.
- CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji,
- PODSTAWA: art.6 ust.1 pkt c. RODO
W przypadku wykonywania umowy lub zamówienia lub innego świadczenia na Pani/Pana rzecz
będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w
innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia i
przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy
jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest
Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje lub gdy zostało wykonane na
Pani/Pana rzecz jakiekolwiek świadczenie (np. rezerwacja hotelu).
Dane osobowe przetwarzane w zbiorze „kandydaci do pracy”
Informujemy, że Pana/Pani dane osobowe są zbierane i przetwarzane w zbiorze pn. „Kandydaci do
pracy”. Podanie danych jest dobrowolne. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu
zakończenia procesu rekrutacji, a po tym czasie przez kolejne 6 miesięcy dla celów ponownej
rekrutacji.
Dane ze zbioru „Kandydaci do pracy” nie są udostępniane innym podmiotom, za wyjątkiem
podmiotów upoważnionych do żądania tych danych na podstawie powszechnie obowiązujących
ustaw.
- CEL: prowadzenia postępowania rekrutacyjnego
- PODSTAWA: wyrażona przez Pana/Panią zgoda
Dane osobowe przetwarzane w zbiorze „pracownicy” – dotyczy również byłych pracowników
Books spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
Informujemy, że Pana/Pani dane osobowe są zbierane i przetwarzanie w zbiorze pn.
„Pracownicy”. obowiązku wynikającego z przepisów Kodeksu Pracy. Te i inne dane mogą być
również przetwarzane dla celów prowadzenia spraw płacowych, księgowych, podatkowych i
ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego, w zakresie i na podstawie obowiązków
wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących ustaw. Podanie danych w zakresie
określonym w Kodeksie Pracy (art. 221) jest obowiązkowe. Pani/Pana dane osobowe będą
przechowywane przez okres wynikający z przepisów Kodeksu Pracy
Dane ze zbioru „Pracownicy” są udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na
podstawie przepisów prawa. Mogą również być udostępniane (w zakresie: imię, nazwisko, nr PESEL,
nr dokumentu tożsamości, stanowisko, zdjęcie) klientom Spółki dla celów wystawienia
przepustki/zezwolenia wejścia na obiekt/ teren zakładu.
- CEL: prowadzenie dokumentacji pracowniczej, spraw płacowych, księgowych, podatkowych i
ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego w zakresie i na podstawie obowiązku wynikającego z
przepisów Kodeksu Pracy.
- PODSTAWA: przepisy Kodeksu Pracy (art. 221)
- CEL: realizacja zadań pracodawcy wynikających z przepisów nadrzędnych oraz obowiązującego
Regulaminu Pracy
- PODSTAWA: zgoda pracownika
Oprócz danych, których podanie jest obowiązkowe i wynika z Kodeksu Pracy, w zbiorze „Pracownicy”
zbierane i przetwarzane mogą być również inne dane, których zbieranie i przetwarzanie oparte jest o
Pana/Pani dobrowolnie wyrażoną zgodę np. nr rachunku bankowego. W tych przypadkach, oprócz
praw wymienionych powyżej przysługuje Panu/Pani prawo do odwołania zgody w każdym czasie.
Dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy
informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, na terenie firmy
zamontowany jest monitoring rejestrujący obraz. Dane z monitoringu są przechowywane przez 30
dni.
Dane ze zbioru „Pracownicy” są udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na
podstawie przepisów prawa. Mogą również być udostępniane (w zakresie: imię, nazwisko, nr PESEL,
nr dokumentu tożsamości, stanowisko) klientom Spółki dla celów wystawienia przepustki/zezwolenia
wejścia na obiekt/ teren zakładu.
Dane osobowe przetwarzane w zbiorze „współpracownicy”
Informujemy, że Pana/Pani dane osobowe są zbierane i przetwarzane w zbiorze pn. „Osoby
współpracujące” dla celów realizacji umowy zawartej między Panem/Panią i spółką Books spółka z
ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak
jest to niezbędne do wykonania umowy, a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi
przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić administrator danych i jakie mogą być podnoszone
wobec administratora danych.
Te i inne dane mogą być również przetwarzane dla celów prowadzenia spraw płacowych,
księgowych, podatkowych i ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego, w zakresie i na podstawie
obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących ustaw.
- CEL: realizacja realizacji umowy zawartej między Panem/Panią i spółką Books spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością sp.k.
- PODSTAWA: umowa cywilnoprawna
Uprawnienia
Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:
1. dostępu do danych;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania danych;
5. przenoszenia danych;
6. sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora);
7. cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda)
w zakresie wynikającym z rozporządzenia RODO
Przysługuje również Pani/Panu prawo do wniesieni skargi do właściwego organu nadzorczego -
Prezesa Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Dane osobowe przetwarzane w ramach Programu CZYTAJ
W ramach Programu CZYTAJ Books spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. przetwarza dane osobowe Kupujących w celu
realizacji Programu, w szczególności przypisania zamówienia do wybranej szkoły, weryfikacji zamówienia oraz naliczenia i rozliczenia
wartości wsparcia dla biblioteki szkolnej.
W ramach Programu CZYTAJ przetwarzane są następujące dane: imię i nazwisko Kupującego, adres e-mail, numer telefonu, numer
zamówienia, data zamówienia, kwota zamówienia, tytuły zakupionych książek oraz wartość 15% naliczona na rzecz wskazanej
szkoły.
Dane te są udostępniane szkole uczestniczącej w Programie CZYTAJ, wskazanej przez Kupującego. Odbiorcą wskazanych powyżej
danych osobowych jest szkoła uczestnicząca w Programie CZYTAJ, do której Kupujący przypisał swoje zamówienie. Szkoła ma dostęp
do danych Kupującego oraz historii zakupów, w tym tytułów zakupionych książek. Informacja o zawartości zamówienia jest
niezbędna do realizacji Programu CZYTAJ i prawidłowego rozliczenia wsparcia biblioteki szkolnej.
Cel i podstawa prawna przetwarzania Pani/Pana danych:
- CEL: realizacja Programu CZYTAJ, przypisanie zamówienia do wskazanej szkoły oraz naliczenie i rozliczenie wsparcia dla
biblioteki szkolnej,
- PODSTAWA: art. 6 ust. 1 lit. b RODO
- CEL: udostępnienie wskazanej szkole danych niezbędnych do weryfikacji zamówień i rozliczenia Programu CZYTAJ,
- PODSTAWA: art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest zapewnienie prawidłowego, przejrzystego i możliwego do zweryfikowania
działania Programu CZYTAJ oraz prawidłowe naliczanie i rozliczanie wsparcia przypisanego bibliotece szkolnej.
Dane przetwarzane w ramach Programu CZYTAJ będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji i rozliczenia Programu, a
następnie przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić administrator danych i jakie mogą być
podnoszone wobec administratora danych.